Deutsche Finanzabteilungen sind in den vergangenen Jahren digital geworden, viele aber nicht ausreichend. Eine Studie von Moss legt offen: 49 % der Buchhaltungs- und Finanzteams sind laut eigenen Angaben weitgehend digitalisiert. Das heißt: Mehr als die Hälfte der Unternehmen arbeitet weiterhin mit manuellen Prozessen, etwa bei Rechnungen, Spesen oder Belegmanagement. Das sind die Ergebnisse einer Studie des Fintechs Moss, für die über 750 Finanzverantwortliche befragt wurden.
Dabei zeigen die Daten deutlich, wie stark sich Automatisierung lohnt: Im Februar 2025 sparten digitalisierte Unternehmen im Schnitt 4,4 Arbeitstage pro Monat. Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden kamen auf sechs, große Mittelständler mit mehr als 250 Mitarbeitenden sogar auf 15,5 eingesparte Tage. „Das entspricht beinahe der Arbeitskraft eins vollangestellten Mitarbeiters pro Monat, der so Zeit für andere Aufgaben gewinnt“, sagt Ante Spittler, CEO und Co-Gründer von Moss. Gleichzeitig zeigt die Studie: Während über 70 % der befragten Unternehmen hierzulande Pläne für mehr Automatisierung haben oder diese bereits integrieren, scheitert die Umsetzung häufig an internen Widerständen (25 %), Software-Integrationsproblemen (30 %) oder mangelndem technischen Know-how (26 %).
Digitale Transaktionen: Zeitersparnis seit 2022 verdoppelt
Seit Anfang 2022 hat sich die durchschnittliche monatliche Zeitersparnis durch das Automatisieren der Rechnungserfassung oder des manuellen Bearbeitens von Erstattungen und Kartentransaktionen mehr als verdoppelt. Während damals pro Monat nur 0,75 Arbeitstage eingespart wurden, liegt der aktuelle Wert bei knapp zwei Tagen. „Besonders viel Zeit gewinnen Unternehmen durch digitales Rechnungsmanagement, intelligente Freigabeworkflows und automatische Belegerfassung“, so Spittler. „Einzelne Transaktionen wurden in den letzten Jahren unter anderem mit Hilfe von KI immer wieder optimiert und um einiges schneller.“ Bei der Bearbeitung von Rechnungen wuchs die Zeitersparnis von sechs Minuten im Jahr 2022 auf aktuell über elf Minuten an. Bei Kartentransaktionen liegt die zusätzliche durchschnittliche Zeitersparnis bei 25 %, bei Erstattungen sogar bei 30 % gegenüber 2022. „Man kann also sagen 1.000 automatisierte Rechnungen setzen heute rund 20,5 Arbeitstage, also fast einen Monat eines Mitarbeitenden frei“, fährt Spittler fort. Es lohne sich für Unternehmen also immer mehr sich endlich mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Große Unternehmen machen mehr Fortschritte
Die Studiendaten zeigen eine deutliche Schere bei der Digitalisierung entlang der Unternehmensgröße: 67 % der befragten Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden haben bereits die meisten Finanz-Routineprozesse voll automatisiert. Bei Mittelständlern mit 50 bis 249 Mitarbeitenden 41 %, bei Unternehmen mit 15 bis 49 Mitarbeitenden lediglich 35 %. „Während größere Unternehmen gezielt in spezialisierte Softwarelösungen investieren, darunter Buchhaltungsplattformen (70 %), automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung (61 %) und digitales Ausgabenmanagement (54 %), arbeiten viele kleinere Unternehmen noch immer mit Excel-Tabellen und E-Mail-Freigaben“, weiß Spittler. Das habe spürbare Folgen, wenn man bedenkt, dass oft administrative Engpässe, durch fehlende Schnittstellen oder doppelte Dateneingaben den Arbeitsalltag zusätzlich verlangsamen.
Dass so viele vor allem kleinere Unternehmen so zögerlich digitalisieren, hat unterschiedliche Gründe. Als größte Hürden wurde von den befragten Finanzteams mangelndes Budget (45 %), fehlendes technisches Know-how (33 %) und fehlende Zeit (36 %) genannt. Große Mittelständler verfügen hingegen häufig über interne IT- und Finanzabteilungen, die digitale Projekte aktiv vorantreiben. Sie integrieren neue Lösungen schneller in bestehende Prozesse und profitieren doppelt: Einerseits durch Zeitgewinne im Tagesgeschäft, andererseits durch mehr Transparenz und Steuerungsfähigkeit. „Moderne Tools können dabei ein mächtiger Ausgleichsfaktor sein“, sagt Spittler. „Kleinere und mittlere Unternehmen haben zwar nicht die spezialisierten Ressourcen großer Konzerne, sind dafür aber oft agiler und können neue Lösungen schneller einführen und integrieren – vorausgesetzt, sie entscheiden sich bewusst dafür. Und das zahlt sich aus, denn Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad sparen im Schnitt doppelt so viel Zeit wie weniger digitalisierte Wettbewerber.“ Im Rennen um den Einsatz von KI liegen derzeit größere Mittelständler (40 %) noch vor kleineren Unternehmen (25 %) – doch gerade in dieser Lücke liege eine große Chance für Schnellentschlossene.
Zweifel an KI bremsen den Fortschritt
Laut Studie haben 54 % der befragten deutschen Unternehmen bereits erste KI-Prozesse eingeführt oder planen diese in naher Zukunft. Gleichzeitig zweifeln aber viele am praktischen Nutzen: 41 % glauben nicht, dass KI ihre Prozesse verbessern kann, 45 % haben Datenschutzbedenken, 25 % geben an, die Technologie nicht zu verstehen. Dabei zeigen Beispiele aus der Praxis, dass KI-gestützte Vorverarbeitung von Rechnungen, automatisierte Genehmigungen und smarte Belegzuordnung bereits heute für signifikante Zeiteinsparungen sorgen. Spittler erwartet, dass sich der Anteil vollautomatisierter Prozesse in den nächsten zwei Jahren verdoppeln wird. Unternehmen, die sich frühzeitig positionieren, können davon massiv profitieren – nicht nur in der Effizienz, sondern auch in der strategischen Steuerungsfähigkeit ihrer Finanzbereiche.
(Moss vom 12.06.2025 / RES JURA Redaktionsbüro – vcd)
