In der gemeinsamen Studie „Zusammenspiel zwischen Investor Relations, Vorstand und Aufsichtsrat im Kapitalmarktjahr“ der Beratungsgesellschaft EY und des Deutschen Investor Relations Verbands DIRK wurden die wichtigsten Antworten auf diese Fragen zusammengefasst. Die Studie gibt Einblicke in die Erfahrungswerte von IR-Verantwortlichen, zeigt, wie sich die IR-Funktion intern mit Vorstand und Aufsichtsrat im jährlichen Kapitalmarktkalender organisiert und will so Interessierten in ihrer täglichen IR-Arbeit als Unterstützung dienen.
Vorstand hat die Kommunikationshoheit
Der Vorstand leitet die Gesellschaft eigenverantwortlich und ist für alle Fragen der Unternehmensführung und damit auch im Grundsatz für die Informationsversorgung der Marktteilnehmer über das Unternehmen und für seine Außendarstellung am Kapitalmarkt zuständig. Auch dem Aufsichtsrat kommt eine verstärkte Bedeutung in der Interaktion gerade bei Anfragen von angelsächsischen Investoren zu. So weist der Deutsche Corporate Governance Kodex z.B. dem Aufsichtsratsvorsitzenden eine direkte Kommunikationsbefugnis zu, durch welche er in angemessenem Rahmen bereit sein soll, mit Investoren über aufsichtsratsspezifische Themen Gespräche zu führen. Zudem wird der Aufsichtsrat mittels Aufsichtsratssitzungen, dem Prüfungsausschuss und über die Hauptversammlung eng in die Infrastruktur und Prozesse des Kapitalmarktpflichtenhefts eingebunden.
Für den Bereich der Kapitalmarktkommunikation bedient sich der Vorstand regelmäßig einer IR-Abteilung. Laut der Studie ist bei der Mehrheit (58%) die IR als Stabsstelle oder Abteilung des Vorstands, nämlich beim Finanzvorstand (CFO) zugeordnet. So lassen sich auch die von Investoren häufig gestellten Fragen zu komplexen und speziellen Finanz-, Bilanz-, und Bewertungsthemen schneller beantworten. Für knapp ein Viertel der IR-Officer (24%) ist die IR hingegen direkt als Stabsstelle oder Abteilung des CEOs beziehungsweise anderen Abteilungen zugeordnet.
Interne Kommunikationslinien nehmen weiter an Bedeutung zu
Mit dem steigenden Kommunikationsbedürfnis seitens der Kapitalmarktteilnehmer und einer aktiveren Rolle des Aufsichtsrats in der Kommunikation konfrontiert, ist es für die meisten Unternehmen notwendig, eine entsprechend effiziente Kommunikationslinie zwischen IR, Vorstand und dem Aufsichtsrat zu etablieren. Eine regelmäßige Kommunikation mit dem Vorstand ist gelebte IR-Praxis. Davon basiert laut den Angaben der IR-Befragten bei 42% die Kommunikation mit dem Vorstand auf einem wöchentlichen und für 17% auf einem monatlichen Reporting. Zudem ist ein regelmäßiges IR-Reporting an den Aufsichtsrat bei über der Hälfte der Unternehmen vorhanden. Davon verfügen 32% der IR-Befragten über ein quartalsweises und 12% über ein monatliches Reporting.
Die Zusammenarbeit mit IR unterstützt den Vorstand und den Aufsichtsrat, auch in kritischen Situationen adäquat zu handeln und Investorenvertrauen zu erhalten und auszubauen. Auch die Themen, die besprochen werden, unterscheiden sich: So stehen in der Kommunikation von IR mit dem Vorstand vor allem „marktnahe“ Themengebiete wie die Markt- und Investorenstimmung sowie die häufig gestellten Fragen von Investoren und Investorenaktivitäten im Fokus. IR tauscht sich mit dem Aufsichtsrat ebenfalls an erster Stelle über die Markt- und Investorenstimmung aus, gefolgt von regulatorischen Vorschriften wie etwa die Finanzberichte. An dritter Stelle folgt die Hauptversammlung als wichtiges Thema zwischen IR und Aufsichtsrat.
Effiziente Planung des rollierenden Kapitaljahres unumgänglich
Im Kreislauf der Pflichtkommunikation und der Kür am Kapitalmarkt sind die effiziente Planung und Organisation des Kapitalmarktjahres durch die IR notwendig. Die IR nimmt als Koordinator des Finanzkalenders eine entscheidende Rolle ein. Viele Unternehmen planen ihren neuen Finanzkalender mit sechsmonatigem Vorlauf. Wie die Zusammenarbeit zwischen IR und dem Aufsichtsrat organisiert sein soll, kann – ebenso wie die Kommunikationslinie zum Vorstand – unternehmensindividuell festgelegt werden; gesetzliche Vorgaben oder ein Standard existieren nicht. Viele Unternehmen nutzen eine Kommunikationsordnung, in der die Zuständigkeiten niedergelegt sind. Das IR-Manual beschreibt Prozesse, Fristen und Inhalte sowie Verantwortlichkeiten. Zudem zählen der Code of Conduct, Kommunikationsrichtlinien und die Disclosure Committe Guideline zu den Best Practices in Unternehmen. Für die Evaluierung von Ad-hoc-Pflichten, der Sicherstellung der regulatorischen Berichtspflichten und zur Einhaltung der „One-Voice-Policy“ nutzen IR Officer ein internes Disclosure Komitee. Obwohl die Einrichtung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist die Etablierung dieses Ausschusses bei der Mehrheit der Unternehmen (61%) bereits gängige Praxis. Mehrheitlich leitet IR primär zusammen mit der Rechtsabteilung und dem CFO als ständige Mitglieder das Disclosure Komitee.
IR bleibt wenig Zeit zum Durchatmen
Für die terminliche Koordination des internen Finanzkalenders ist nach Aussage von 70% der Befragten die IR zuständig. Abteilungen, die bei der Festsetzung der Termine des Finanzkalenders einbezogen werden, sind – neben IR (87%) – vor allem das Vorstandssekretariat (70%) sowie das Rechnungswesen beziehungsweise Controlling (69%) gefolgt von der Rechtsabteilung mit 42%.
Für die Organisation der Termine im IR-Kapitalmarktkalender bilden die planbaren Veröffentlichungszeitpunkte der jeweiligen Finanzinformation die Ausgangspunkte: Jahresfinanzbericht, Halbjahresfinanzbericht und gegebenenfalls Quartalsinformationen. Sie setzen den Rahmen für die Corporate-Governance-Termine und sind zugleich Basis für die Planung der sich in der Regel an die Veröffentlichung der Finanzinformation anschließenden Kür in Investorenkonferenzen und Analysten-Calls.
Darüber hinaus enthält der Finanzkalender Fristen und Termine wie zum Beispiel zur Hauptversammlung, zu ordentlichen Aufsichtsratssitzungen und die Erklärung zur Einhaltung des Corporate-Governance-Kodex. Die IR-Jahresplanung bezieht sich folglich auf die zeitliche Koordination der planbaren Kommunikationsgelegenheiten, damit sich Pflicht und Kür ideal im jährlichen Kapitalmarktkalender ergänzen. Die Roadshowplanung hängt hierbei vor allem von den Veröffentlichungsterminen der Finanzabschlüsse, aber auch von Investorenkonferenzen, Sondersituationen und Einladungen von Banken zu Roadshows ab.
Die DIRK-EY-Studie „Zusammenspiel zwischen Investor Relations, Vorstand und Aufsichtsrat im Kapitalmarktjahr“ ist hier zu finden.
(Pressemitteilung Deutscher Investor Relations Verband vom 21.06.2022)
